Formi a interrogé Elodie, Office Manager passionnée et pleine d'énergie pour qu'elle nous raconte un peu son métier, ses conseils, ses coups de coeur et ses anecdotes ! Découvrez son interview super inspirante et faites un tour sur son blog conçu pour les OM !
Peux-tu te présenter ?
Je m’appelle Elodie, j’ai 37 ans et j’exerce le métier d’Office Manager.
Quand j’arrête de répondre à mes messages en dehors du boulot, j’ai une passion pour la papeterie, le bullet journaling, l’écriture et le gaming. Crois-moi si tu veux, j’ai refait les locaux sur les Sims pour repenser l’aménagement des bureaux !
Je passe aussi en moyenne 10 heures par semaine à me former en autodidacte, via des lectureCapture d’écran 2020-09-15 à 19.13.30s et des formations en ligne. Cela me permet de m’améliorer sur des sujets comme la finance, la communication, la conduite du changement mais aussi l’entreprenariat. Ce dernier sujet m’aidera un jour à monter ma propre boîte. Pour le moment, cela m’aide à comprendre plus vite à quoi mes dirigeants sont confrontés, à anticiper leurs demandes et à parler le même langage.
Je suis inscrite à un parcours de coaching en développement personnel auprès d’un coach renommé en France. On devrait tous avoir un coach !
L’ensemble de ces formations me donne de l’inspiration pour ma vie professionnelle, personnelle et pour écrire les articles du blog. La connaissance est un sujet de premier plan dans ma vie.
Le rôle d'Office Manager en quelques mots ?
Ange Gardien du bureau, amoureux du Chaos !
L’office manager est là pour veiller au grain, rassurer, temporiser, organiser, conseiller. Il faut avoir des yeux dans le dos pour ne rien louper ! Il est préférable d’aimer être débordé et d’y voir un challenge audacieux à relever plutôt qu’une lutte sans fin contre le stress.
Dans l’action permanente, avoir une connaissance approfondie de soi-même est un atout. De plus, cela permet de s’adapter à tous les interlocuteurs. Savoir jongler entre le paysage de problématiques des dirigeants, mettre le nez dans le cambouis des équipes au front, veiller aux bonnes relations avec les prestataires et à leur compréhension de nos attentes.
Tout savoir, tout voir et avoir la capacité de recouper les données pour faire avancer le bateau.
Pourquoi avoir décidé d'être OM et de lancer un blog sur ce sujet ?
Je regardais les annonces de recrutement pour OM avec des papillons dans le ventre. Ce mélange impressionnant de sujets et l’idée d’être le pivot d’une entreprise faisait sens avec mes valeurs, mes ambitions et mes expériences professionnelles précédentes.
J’avais en effet navigué, en outre, entre des postes d’assistante de direction et des missions de business management. Une fois le syndrome de l’imposteur mis au placard, je me suis décidé à postuler. Et ça a marché !
Le blog est arrivé 3 semaines après ma prise de poste. J’aurai pu me sentir illégitime pour partager des infos et des astuces sur le métier d’office manager alors que je venais tout juste de commencer. En revanche, si je passais par cette étape de prise de poste et de découverte du métier, d’autres allaient ou étaient en train d’y passer aussi. On est débutant dans un domaine qu’une seule fois dans sa vie. Dès que l’on commence à se sentir à l’aise, on oublie les peurs, les questionnements et les échecs de nos débuts. C’est ce moment que je voulais capturer et partager.
Comme la communauté d’OM débutants, en reconversion et même chevronnés m’a suivie dès le début, j’ai décidé de continuer et de structurer les thématiques au fur et à mesure.
En septembre 2020, Office Manager Gang c’est environ 1300 personnes dans le réseau LinkedIn, plus de 400 membres sur le blog et plus de 120 personnes dans le groupe privé Facebook. Comment te dire que je n’avais pas imaginé l’ampleur que ça allait prendre ! J’ai beaucoup de gratitude pour cette aventure et j’espère la pousser encore plus loin.
Les outils indispensables au quotidien ?
Workplace qui est notre plateforme de communication interne. Elle me permet de rester en contact avec chaque membre de l’équipe et de regrouper les demandes.
Ma boîte mail bien sûr, même si le compteur de messages non lus est parfois anxiogène !
Spotify, pour les playlists de concentration et aussi celles qui motivent ! Je ne passe pas une journée sans musique, c’est mon petit moteur à moi !
Pour le reste, je test encore de nombreuses approches (j’aime bien changer) : Google Agenda, OneNote, ToDoist, Trello, papier crayon…Je crois qu’il n’y a pas de méthode parfaite ! A chacun d’explorer les nombreux outils disponibles pour trouver sa propre formule magique.
Si tu devais inventer un outil magique pour les OM ?
Une paire de bras en plus et un gros bouton rouge sur mon bureau pour arrêter le temps !
Un outil magique ? Peut-être une intelligence artificielle capable de classer les demandes automatiquement dans des to-do list. Et en même temps, ce serait beaucoup moins fun.
Vous avez dit maso ?
Une anecdote à raconter ?
Probablement mon entretien d’embauche !
J’arrivai avec un panel de compétences assez large, issu de mes expériences en management, assistanat et business, mais j’ai eu l’impression de répondre non à chaque fois qu’on me demandait si je savais faire quelque chose ! J’ai eu peur !
C’était hyper gênant, et en même temps, toutes ces nouvelles facettes professionnelles découlaient naturellement de ce que je savais déjà faire. J’ai mis en avant ma volonté d’apprendre, ma curiosité sans limite, mes valeurs d’implication et ma capacité d’adaptation. Cet entretien a vraiment été à la « venez comme vous êtes » !
Je n’ai pas les mots pour remercier mes boss de m’avoir donné ma chance, de me faire grandir à leurs côté et pour leur confiance au quotidien. Ca a matché comme on dit !
Comme quoi, il faut parfois avoir peur, et le faire quand même.
Comment fais-tu pour tout gérer et bien prioriser tes tâches ?
Ma priorité va à mon CEO et ses associés. Leurs demandes passent en général en tête de liste. Je dis en général car j’ai la responsabilité de dossiers importants comme les salaires, les fournisseurs et la facturation client. Je dirais donc que ma priorité va aux missions qui impactent directement la santé de l’entreprise.
Parfois l’organisation coule de source. En revanche quand le chaos surgit, j’aime beaucoup travailler en time boxing avec la méthode Pomodoro. Je planifie des tranches horaires par sujet dans mon Google agenda afin de regrouper les types de mission pour gagner du temps. Une petite application sympa au passage : Forest. A chaque Pomodoro effectué, on plante un arbre dans un petit jardin. J’adore !
Pendant ces journées marathon, je devrais passer mes messageries en sourdine. Mais c’est stressant voir même culpabilisant ! L’OM se dit qu’il faut impérativement répondre à tout, tout le temps. Avec le temps, j’espère faire un travail sur moi-même en lâchant prise là-dessus.
Mon mantra : je fais de mon mieux. Je suis responsable. Personne n’a autant de visibilité transverse que moi sur les activités et sujets de l’entreprise. Je suis la mieux placée pour savoir ce qui est urgent, ou pas !
Comment fais-tu pour prendre les demandes de tes collaborateurs en considération ?
J’écoute. J’observe. Je lis les conversations de groupe même quand je ne suis pas directement concernée. Pendant les visioconférences je regarde les visages pour repérer les petites moues, la fatigue, la baisse de moral éventuelle. Si j’en vois, je fais un petit mot pour prendre des nouvelles.
Toutes les demandes qui m’arrivent sont prises au sérieux, même s’il s’agit de répéter encore la même chose.
J’estime que chacun fait de son mieux en fonction de sa charge de travail, de sa visibilité et de ses compétences actuelles. Je me garde de juger et je m’efforce d’être un moteur accessible.
Un petit conseil à donner aux autres OM ?
Evitez de négliger votre développement personnel : confiance en soi, gestion du stress, lâcher prise, syndrome de l’imposteur. Bienveillance, ouverture d’esprit. Faites-vous respecter non pas en exhibant votre auréole d’Ange Gardien, mais en déployant vos ailes pour protéger.
N’oubliez jamais que dans Office Manager, il y a Office, mais il y a aussi Manager. Relevez la tête, soyez fiers de ce que vous accomplissez chaque jour, restez humble et continuez à apprendre pour vous perfectionner encore et encore.
Faites-vous confiance. Arrêtez de vous sous-estimer. Prenez votre place.
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