Formi a interviewé Mélissa, Consultante QVT et Office Manager Freelance pour nous parler un peu de ses projets, ses idées et ses conseils ! Découvrez là à travers ces quelques questions et faites un tour sur son site pour en savoir plus !
Peux-tu te présenter ?
Je m’appelle Mélissa, j’ai 28 ans et j’habite en IDF. Je suis Office Manager freelance et consultante en Qualité de Vie au Travail. Je suis une slasheuse/multi-potentiels… J’ai adoré toucher à tout : de la vente en prêt à porter, au conseil en image, en passant par la petite enfance puis l’Office Management, bref, dès que ça touche à l’humain : je suis comme un poisson dans l’eau.
De manière générale, je suis celle que l’on vient chercher lorsqu’il y a un souci, une injustice. J’arrive à être impartiale et juste peu importe qui sont les personnes concernées. Mon maitre mot c’est bienveillance ! Je ne veux m’entourer que de personnes bienveillantes (même les newbies !)
Sinon, je suis une mélomane qui adore danser ! (Comment ça, on s’en fiche ?!)
Le rôle d'Office Manager en quelques mots ?
Être Office Manager, d’après moi, c’est être leader. Au sens Wikipédia : « un leader est une personne ou un groupe dont les projets et l'activité sont liés à celles du groupe ou d'une entité supérieure dans le but de satisfaire des objectifs communs ». L’Office Manager orchestre la vie d’une entreprise, facilite l’émulsion entre direction et collaborateurs, entre autres choses…
Être Office Manager freelance, qu'est-ce que ça change ?
Être Freelance, c’est : avoir le choix de ses clients idéaux ; être seul·e décisionnaire de son tarif, en fonction de ce que l’on sait de soi-même ; c’est être (quasi) certain·e d’avoir le respect que l’on mérite (sinon, on peut rompre le contrat beaucoup plus facilement qu’en salariat !) ; c’est pouvoir (presque toujours) travailler avec ses valeurs ; c’est également avoir l’opportunité d’être slasheur·euse en toute tranquillité ou encore gérer son temps de travail comme on l’entend en conciliant vie familiale et vie pro de manière optimisée !
A quel type de structures cela est-il le plus adapté ?
Toutes, en réalité ! L’OM freelance peut intervenir sur un remplacement de congé (payés, parental, maternité/paternité…), sur un accroissement de charge de travail, en doublon d’un OM en place où il n’y a pas nécessité de recruter, mais également au démarrage d’une entreprise quand il n’y a pas matière à avoir recours à un temps plein : l’OM freelance mettra tous les process en place…
En conclusion, de la startup à la grosse entreprise en passant par la PME.
D'où est venue ton envie de te pencher sur la QVT et l'office management ?
Il y a quelques années, j’ai commencé à imaginer des process QVT et un process de lancement d’alerte en cas de Risques PsychoSociaux éventuels. Malheureusement, je n’ai pas pu mettre ces process à exécution dans cette entreprise.
À la suite de mon congé maternité en début d’année, j’ai eu une grosse prise de conscience : il n’était plus possible de me plaindre de ma vie professionnelle à la maison, laissant entendre à mes enfants que le travail ça n’est que du négatif.
Alors j’ai réfléchi à ce que j’ai essayé, ce que j’ai aimé, ce que j’avais envie de faire et au contraire tout ce qu’il n’était plus possible pour moi de rencontrer. L'idée m'est alors venue de compléter mes compétences en matière de QVT et RPS et de mettre ces idées, forces et connaissances au profit d’entreprises qui souhaitent instaurer une démarche QVT pour leurs collaborateurs et eux-mêmes ou pérenniser une démarche déjà installée.
Mon expérience d’Office Manager et le contexte sanitaire actuel a également fait la lumière sur un autre point important : mes collègues OM seront les personnes en charge de cette question dorénavant, alors qu’elle était majoritairement ignorée jusqu’alors. Je mixe donc mes 2 métiers passion : je suis office manager freelance & consultante en QVT et j’accompagne également les OM sur leur propre QVT et sur la mise en place de process QVT au sein de leur entreprise.
Si tu devais inventer un outil magique pour les OM ?
Un outil qui centralise absolument toutes les infos, les coordonnées des prestas, les mots de passes des multiples sites, les factures, les échéances, les données importantes… Et cerise sur le gâteau, il me ferait des alertes automatiques si j’oubliais quelque chose !
Sinon, un module qui sait tout : toutes les infos RH importantes (procédures, délais…), toutes les infos compta (TVA, déclarations…), toutes les infos des CCN…
À bon entendeur !
Une anecdote à raconter ?
Une année, j’ai obtenu des chèques cadeaux pour tous les collaborateurs en répondant au défi de me déguiser en Mère Noël le jour du repas de fin d’année !
Généreuse la nana ! (Bon, ça n’est pas moi qui les payais 😂)
Comment faire pour prendre toutes les demandes des collaborateurs en compte ?
D’abord, avoir un endroit unique où les recueillir. Ensuite, les prioriser me semble être le plus important. Puis optimiser la redondance en ayant un outil qui puisse soit répondre aux questions posées 12 fois par semaine, soit les trier pour faire en sorte que l’on réponde en 1 fois à toutes les personnes posant la même question.
Ton top 3 des choses à faire pour améliorer la QVT dans une entreprise ?
1️⃣ Sonder ! Aucune équipe ne ressemblera à 100% à une autre, aussi il est important avant toute mise en place de savoir ce qu’attendent les collaborateurs.
2️⃣ Expliquer ! Pourquoi vous sondez, ce que vous souhaitez améliorer, pourquoi vous avez besoin de connaitre leurs attentes, sous quel délai approximatif vous allez procéder à des modifications…
3️⃣ Faire participer ! Pour impacter au maximum vos collaborateurs, rien de mieux que de leur faire intégrer une véritable place dans l’entreprise. Ils sont alors entendus, écoutés, respectés, estimés : ils sont acteurs de leur propre QVT et vous les y accompagnez.
Un petit conseil à donner aux autres super héros des bureaux ?
Prenez bien soin de votre propre QVT ! C’est la consultante qui parle !
Si vous vous surmenez, si vous ne vous écoutez pas, vous risquez de croiser l’épuisement sur votre chemin et, alors que vous souhaitez soutenir et soulager tout le monde, vous ne pourrez plus aider que vous-mêmes à récupérer. N’hésitez pas à rediriger les demandes aux personnes concernées si cela ne fait pas partie de vos attributions, ne cherchez pas à être constamment en position du Sauveur/de la Sauveuse.
En revanche, communiquez sur ce que vous faites, « Oui oui c’est bien moi qui m’occupe de faire en sorte que tu puisses faire telle ou telle chose sereinement… », parfois, on ne nous reconnait pas parce qu’aucune lumière n’est faite sur notre job. Alors commençons par le faire nous-mêmes !
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Selon Mélissa, pour prendre en compte toutes les demandes de vos collaborateurs, il faut "un endroit unique où les recueillir" et également les prioriser. C'est justement ce que Formi vous permet de faire grâce à un outil collaboratif simple et intuitif ! Testez-le gratuitement pendant 30 jours 👇
